Die digitale Transformation betrifft zunehmend auch alltägliche Verwaltungsaufgaben innerhalb von Unternehmen. Ein Beispiel dafür ist die elektronische Bereitstellung von Entgeltabrechnungen. Für viele Unternehmen ist dies eine Möglichkeit, Papierkosten zu sparen, Prozesse zu beschleunigen und ökologische Ziele zu erreichen. Bislang bestand jedoch rechtliche Unsicherheit, ob eine rein digitale Abrechnung tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Mit Urteil vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun klargestellt, dass digitale Gehaltsabrechnungen in einem Mitarbeiterportal sowohl datenschutzkonform als auch arbeitsrechtlich zulässig.
Zugrundeliegender Fall
Ausgangspunkt der Entscheidung war die Klage einer Verkäuferin gegen ihren Arbeitgeber. Dieser war ein Lebensmitteldiscounter, der auf Basis einer Konzernbetriebsvereinbarung die Gehaltsabrechnungen ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Online-Postfach bereitstellte. Mitarbeiter, die keine privaten Geräte zur Einsichtnahme hatten, erhielten ein solches vom Arbeitgeber. Die Klägerin verlangte weiterhin die Übersendung ihrer Gehaltsunterlagen in Papierform, unter anderem mit dem Argument, es fehle an einer datenschutzrechtlich wirksamen Einwilligung.
Entscheidung des BAG
Nachdem zuvor in erster Instanz das Arbeitsgericht die Klage abgewiesen hatte und das Landesarbeitsgericht der Klägerin recht gab, entschied nun abschließend das BAG. Dieses wies diese Argumentation zurück und gab dem Arbeitgeber recht. Es entschied, dass eine elektronische Abrechnung der gesetzlichen Textform aus § 108 Abs. 1 GewO genügt. Ein Ausdruck oder eine gesonderte Übersendung auf Papier sei nicht erforderlich. Selbst die Bereitstellung in einem Portal wie hier reiche.
Weiterhin sei das Vorgehen auch datenschutzrechtlich in Ordnung. Eine Einwilligung der Beschäftigten sei nicht notwendig, wenn eine kollektivrechtliche Grundlage vorliegt. Im konkreten Fall genüge die Regelung in der Konzernbetriebsvereinbarung, um die digitale Bereitstellung arbeitsrechtlich wie datenschutzrechtlich zu legitimieren.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Aus datenschutzrechtlicher Perspektive sind mehrere Aspekte der Entscheidung hervorzuheben. Zunächst bejaht das BAG das Vorliegen einer Rechtsgrundlage auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Erforderlichkeit ergebe sich aus § 108 GewO. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, eine Entgeltabrechnung zu erstellen und ihren Beschäftigten zur Verfügung zu stellen. Die Form der Bereitstellung kann, sofern keine entgegenstehenden gesetzlichen Regelungen existieren, durch eine kollektivrechtliche Vereinbarung wie eine Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Hierin liege ein legitimer Übertragungsweg, denn er stelle den Arbeitnehmern schnell und einfach die Abrechnungen bereit und reduziere außerdem den Papierbedarf. Auch müsse man hierfür nicht private Geräte benutzen, da der Arbeitgeber diese bereitstelle.
Fazit
Das BAG stärkt die digitale Transformation in der Arbeitswelt, in dem es elektronische Gehaltsabrechnungen für datenschutzkonform erklärt. Die Entscheidung verdeutlicht, dass moderne, papierlose Lösungen datenschutzrechtlich zulässig sein können, sofern sie richtig umgesetzt werden. Wer digitale Entgeltabrechnungen einführt oder betreibt kann dies ab jetzt mit mehr Rechtssicherheit tun. Arbeitgeber sollten aber weiterhin sicherstellen, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind uns insbesondere geeignete IT-Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
